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Sekretariatsassistent/in in einem Business-Büro-Center

Veröffentlicht am 02.12.2015 16:01
Sekretariatsassistent/in in einem Business-Büro-Center - (Hamburg) - Job-Nr.: 1387 K

Die Vermittlung ist für Sie kostenfrei! Keine Zeitarbeit.

Sekretariatsassistent/in in einem Business-Büro-Center

Für ein Business-Büro-Center - im Herzen der Hansestadt Hamburg, also Büros, Konferenzräume, Telefonservice und Sekretariat, dem Top-Dienstleister für erfolgreiche Geschäftsleute mit einem Dienstleistungsangebot, das Maßstäbe setzt, suchen wir - ungewöhnliche Mitarbeiter m/w - für einen außergewöhnlichen Chef (zu ihm später mehr).

Das Wichtigste vorweg:
Ungewöhnliche Mitarbeiter bedeutet - Sie haben Freundlichkeit, Höflichkeit, Herzlichkeit, Freude am Umgang mit Menschen und das Naturell - Kundenzufriedenheit - ganz hochwertig - zu erzeugen, schon in die Wiege gelegt bekommen. Mit dieser Basis werden Sie hier in Ihrem Traumberuf aufgehen.
Haben wir Sie beschrieben?

Zum Wohlfühlgefühl - gehören auch die Annehmlichkeiten, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern bietet:
- Weiterbildung und Seminare für Ihre persönliche Entwicklung trägt das Unternehmen (dazu gibt es eine vertragliche Vereinbarung hinsichtlich Ihres Ausscheidens)
im Januar - wenn es etwas ruhiger wird - gibt es eine stilvolle Weihnachtsfeier
es gibt Buchgeschenke - auch solche, die Sie „weiterbringen“
Sie erhalten beim Vorstellungsgespräch das Buch von „The Big Five for Life: Was wirklich zählt im Leben“ geschenkt. Wenn Sie es schon gelesen haben - umso besser - denn der Inhalt ist hier „gelebter Alltag“.
es gibt monatliche Teammeetings - mit Salat für alle
Getränke - wie Kaffee, Tee und Wasser - sind für alle frei

Haben Sie das jetzt auch?

Wenn die „Chemie“ mit dem Chef stimmt, ist die tägliche Arbeit erfüllend und bereichernd. Ihr möglicher Chef (Sternzeichen: Zwilling) - „lebt“ die „Big Five“ - persönlich und geschäftlich. Er wurde von zwei Ihrer möglichen neuen Kolleginnen so beschrieben:
„Er stellt sich immer vor seine Mitarbeiter/innen, er ist mitarbeiternah - also immer ansprechbar, freundlich - und detailverliebt. Er ist immer an unserem Wohlergehen interessiert - was bewegt uns, haben wir Probleme oder Sorgen, dazu gehört für ihn auch der private Bereich.

Er ist aufmerksam und respektvoll. Was er tut, tut er wohl überlegt. Er ist immer auf der Suche nach der „Quelle“ - wo entstehen Fehler und wie kann das Team diese abstellen. Er ist offen und innovativ, er „liest“ immer auch „zwischen den Zeilen“, er achtet auf Kleinigkeiten, er bildet sich sehr gerne weiter und liest viel und - er wandert gerne.“
Ich finde - eine gute Beschreibung eines außergewöhnlichen Menschen.

Fehler können passieren, die gleichen bitte nicht immer wieder. Er pflegt ein sehr gefühlvolles Ansprechen dieser Fehler, die Klärung - warum? Was war die Ursache - ist eine sehr genaue Analyse - um diese Fehler für die Zukunft abzustellen. Dabei pflegt er einen sehr respektvollen Umgang. Sie merken aber schon - dass er betroffen ist - wenn der Fehler „kräftig“ war.
Hätten Sie gerne diesen Chef?

Auf meine Frage: „Was mögen Sie nicht an neuen Mitarbeitern/Kollegen m/w“ - haben Chef und Mitarbeiterinnen aufgezählt:
Schlechte Laune, nicht-genau-zuhören, Signale senden - „mache ich ungerne“, ungepflegt, negative Grundeinstellung, wenig Selbstbewusstsein, unausgeglichen, unfreundlich, unkollegial, Einzelkämpfer, Arbeit halbherzig ausführen, Scheu vor Verantwortung, unflexibel und mit „Scheuklappen“ durch die Welt gehen.

Das sind klare Aussagen!
Alle drei hätten Sie sehr gerne so:
Eine angeborene Lebensfreude, aufgeschlossen, teamfähig und freundlich, höflich mit viel Interesse, wissbegierig und lebensfroh, mit viel Einsatzfreude, geduldig und ein/e gute/r Zuhörer/in, Feingefühl und ein gutes Bauchgefühl/Gespür für Menschen und die jeweilige Situation, Weitsicht, weiterdenken, Entwicklung erahnen, Humor - wäre schön, authentisch, kommunikativ, zupackend, aufmerksam, verantwortlich und gepflegt - im Aussehen und Auftreten.

Fragen Sie bitte Ihre besten Freunde  - sind Sie so?

Was bringen Sie für die Aufgabe mit, was haben Sie bisher gemacht, wo kommen Sie her. Auf diese Frage habe ich eine gute Antwort erhalten:
„Sehr gerne aus einem Berufsfeld, in dem der Kontakt mit Menschen große Freude bereitet. Das könnte z. B. die Hotellerie sein, aber vieles andere auch. Ganz wichtig - deshalb als Wiederholung - gepflegt im Aussehen und Auftreten!

Was brauchen Sie noch:
Ihr Deutschlehrer m/w - war voll des Lobes über Ihre ausgezeichneten Leistungen. Denn alles, was hier bearbeitet wird - ist ein „Aushängeschild“ des Unternehmens - daher - sehr gut!
Englisch in Wort und Schrift - wären eine sehr gute Ergänzung.
Die normalen Office-Programme „spielen“ Sie virtuos.
Da ein umfangreicher Telefondienst zu Ihren täglichen Aufgaben gehört - ist eine sympathische Stimme - die Freude der Kunden m/w.
Jetzt fehlt nur noch Ihre Freude am Menschen - und diese umfassend.

Finden Sie sich hier wieder?
Dann Ihre Aufgaben:
Ihr möglicher Chef hat es zusammengefasst und auf den Punkt gebracht: „Sie sind Gesicht und Stimme für ca. 160 Firmen.“
Dazu gehören:

Event-Koordination
persönlicher Telefondienst
Post- und Paketdienst
Kundendatenpflege und Datensicherung
Erstellung von Statistiken
Vorbereitende Buchhaltung für das Unternehmen
Empfangstätigkeit
die E-Mails checken
die Leistungserfassung für jeden Kunden zur Weiterberechnung
die Beantwortung der Kundenanfragen
Angebotserstellung
Vorbereitung der Konferenzräume - auch mal umräumen, Tische tragen
Beratung und Bestellung von Catering Leistungen für die Kunden
die Materialüberwachung und die Auslösung des Bestellvorganges
Sie organisieren den Einsatz der Reinigungskräfte
Sie „pflegen“ die Haus-Wegweiser, also - Aktualisierung - der Daten, Orte und Termine
Sie führen den Veranstaltungskalender und übernehmen auch die Abrechnung der Veranstaltungen
die Küche „herrichten“
Geschirr in und aus der Spülmaschine stellen/holen
die Kaffeeautomaten betriebsbereit halten
dazu gehören auch Center Rundgänge (im Wechsel) - ist alles in Ordnung? Dazu gehören die Flure, die Büros und Konferenzräume, aber auch der prüfende Blick in die Toiletten (verschmutzt - geht so gar nicht - Sie organisieren die     Abhilfe)
und sollten wir etwas vergessen haben - das machen Sie auch gerne.

Bei dieser Tätigkeit sind Sie immer irgendwie in - „Bewegung“, hier „lebt“ der Tag, hier kommen ständig neue, andere Aufgaben auf Sie zu - sind Sie dafür „geschaffen“?
Besitzen Sie diese Beweglichkeit und die über Stunden anhaltende Herzlichkeit und Freundlichkeit? Wenn ja - sind Sie hier richtig angekommen.

Bevor wir zu den Konditionen kommen - noch eine Anmerkung.
Ihr möglicher Chef sucht Mitarbeiter/innen, die mit beiden Beinen im Leben stehen. Er legt großen Wert darauf, dass Sie hier auch als Mensch ins Team passen. Deshalb hält er für Sie zwei Fragebögen bereit, die schon ins Detail gehen, in denen Sie Ihr „Inneres“ - etwas nach „außen“ kehren. Das alles mit dem Ziel - Sie sollen sich hier richtig wohl fühlen. Ausgestattet mit den gewünschten Eigenschaften - werden Sie diese „Hürde“ spielend meistern.

Ihre Konditionen:

Arbeitszeit:
VZ, 42 Std./Woche
Also anfangs in Vollzeit, die Sie eventuell später auch auf eine 4-Tage-Woche „runterfahren“ können.
Ihre Arbeitszeit ist von Mo. - Fr. in zwei Zeitfenstern:
8.15 - 16.00 Uhr oder 10.30 - 18.15 Uhr - das im Wechsel.
Mehrstunden könnten mal anfallen. Bei Veranstaltungen - so 2 bis 5 x im Jahr - auch mal der Samstag.
Jeder Mitarbeiter hat ein Stundenkonto - so geht keine Stunde verloren.

Lohn/Gehalt:
Sie erhalten ein Gehalt, das Sie zufrieden stellen wird - nennen Sie uns bitte für diese Aufgabe Ihr „Wohlfühlgehalt“.

Urlaub:
25 Tage

Sollten Sie in dieser Tätigkeit Ihre hoffnungsvolle Zukunft sehen, unliebsame Arbeitszeiten gegen familienfreundliche eintauschen wollen, ein „niederdrückendes“ Arbeitsfeld gegen ein - wertschätzendes - wechseln mögen und als „Zugabe“ noch einen sehr menschlichen Chef und richtig nette Kolleginnen erhalten wollen - dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail. Fragen beantworten wir gerne vorab telefonisch. Vertraulichkeit ist selbstverständlich.

Wie bewerben Sie sich:
Ihre Bewerbungsunterlagen (kurzes Anschreiben, Lichtbild, Lebenslauf, Zeugnisse) senden Sie uns bitte per E-Mail.



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